La matrice di Eisenhower
Saper gestire il proprio tempo è una skill fondamentale per riuscire ad essere produttivi ed efficaci.
In qualsiasi attività è importante che i compiti vengano elaborati il più rapidamente possibile, ma è altresì fondamentale stabilire delle priorità per non lasciare indietro le questioni urgenti. In questo ti aiuta la matrice di Eisenhower.
Nella vita di tutti i giorni, sia al lavoro sia a casa, gli incarichi meno urgenti richiedono del tempo che finisce poi per mancare per quelli effettivamente importanti.
Il principio di Pareto
L'80% dei risultati prefissati può essere raggiunto con il 20 % dell'investimento di tempo totale.
Il problema è che spesso nell'altro 80% ci si occupa di compiti che portano solo al 20% dei risultati.
Servendoti della “matrice di Eisenhower” disporrai di uno strumento per definire le priorità nel tuo lavoro ed ottimizzare la gestione del tuo tempo. In questo modo sarai in grado di raggiungere più rapidamente i tuoi obiettivi.
Come funziona la matrice di Eisenhower?
Il problema posto dal Principio di Pareto fu riconosciuto anche dal generale americano e presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower. Egli decise di sviluppare un metodo di gestione del tempo in cui viene utilizzata una matrice per classificare gli incarichi da svolgere secondo la loro priorità. Eisenhower fece una distinzione tra l’importanza e l’urgenza dei compiti.
L’utilizzo di questa semplice matrice, che consiste di un totale di quattro quadranti, a lungo termine favorisce l’aumento della produttività.
Seguendo il metodo Eisenhower vengono svolti dapprima i compiti importanti e urgenti per poi dedicarsi a quei progetti che sono ugualmente importanti, ma meno urgenti. I compiti meno importanti, invece, sono delegati ad altre persone o a volte abbandonati del tutto.
Qui di seguito una panoramica dei quattro quadranti:
Q1 – EMERGENZA: importante e urgente
In Q1 troviamo quelle azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri (progetti in scadenza, telefonate ai clienti, problemi pressanti e da risolvere con urgenza, ecc.).
Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di far perdere il controllo della situazione.
Trovandosi a lavorare in costante emergenza, aumentano le probabilità di commettere errori, ed anche riuscendo a riconoscere eventuali errori commessi, non si avrebbe il tempo per rimediare.
Se la maggior parte della tua giornata è concentrata nel quadrante Q1 hai difficoltà a gestire il tempo e sono gli impegni a gestire te.
Q2 – MIGLIORAMENTO: importante ma non urgente
Q2 è il quadrante relativo alle azioni importanti ma non urgenti, come progetti a medio e lungo termine, attività mirate al miglioramento personale o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica (corsi di formazione, attività sportive, controlli ed esami medici, ricerca d nuove opportunità di business ecc.).
Tutte quelle attività che servono ad aiutarti a gestire meglio te stesso ed il tuo tempo ed a migliorare la qualità della tua vita. Sono attività a carattere strategico e a lungo termine, e possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza. Ma non devi rimandarne l’esecuzione, perché altrimenti prima o poi rientreranno in Q1!
Q3 – DELEGA: urgente ma non importante
Le attività urgenti ma non importanti rientrano in Q3. Si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, perché tranquillamente delegabili.
Affidarti ad un’Assistente Virtuale ti permetterà di delegare queste attività ad una professionista, con la tranquillità di sapere che i compiti assegnati saranno svolti con la stessa attenzione e la stessa cura che avresti tu.
Ricorda: impiegare il tuo tempo nelle attività del quadrante Q3 non farà che rubarti risorse ed energie per occuparti di ciò che ti riguarda e ti interessa davvero.
Q4 – SPRECO: né importante né urgente
Il quadrante Q4 comprende tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo: attività banali, o superflue, e distrazioni. Molto spesso si tratta di una via di fuga per chi è soverchiato da problemi che ha paura di affrontare, e che inevitabilmente gli faranno sprecare inutilmente il proprio tempo.
Quali vantaggi possiede la matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower aiuta a migliorare la gestione del tempo. Una chiara e inequivocabile definizione delle priorità porta alla realizzazione dei progetti più importanti per primi.
Il metodo è particolarmente pratico per chi ha sempre poco tempo a disposizione, per meglio individuare tutte quelle attività che è possibile delegare ad un’Assistente Virtuale.
CONTATTAMI per sapere come lavoro e come posso aiutarti ad essere più produttivo ed efficace. Valuteremo insieme come posso dare più valore al tuo tempo!