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Strumenti di lavoro: Asana

Asana

Ancora strumenti di lavoro: in questo articolo desidero parlati di Asana, uno strumento per me fondamentale e che è davvero in grado di fare la differenza in termini organizzativi.

Ma vediamo meglio cos’è Asana.

Viene comunemente definito un tool di project management, cioè uno strumento che permette di gestire team, progetti e task.

È un prodotto freemium, quindi ha sia un piano base gratuito che delle versioni a pagamento con funzionalità aggiuntive. Io personalmente utilizzo la versione gratuita che offre numerose funzioni ed è sufficiente se non si gestisce una grande organizzazione.

Asana è molto semplice da utilizzare, ed in pratica tutto ciò che ti serve per usarlo è un Pc ed una connessione. Offre anche un’App per smartphone, molto comoda da utilizzare quando non si ha un computer a portata di mano ma che tuttavia presenta delle limitazioni. Consiglio quindi sempre ai miei clienti di usare la versione desktop.

Ma vediamo meglio come è strutturato.

Pensate ad una piramide al cui vertice c’è un’organizzazione, di cui tutte le persone fanno parte.

All’interno di questa è possibile creare diversi team – gruppi di persone che lavorano insieme in modo più o meno continuativo – ed ogni team può gestire uno o più progetti, cioè insiemi di “cose da fare finalizzate a un unico obiettivo”.

Ogni progetto poi è costituito da task e subtask, attorno ai quali dovrebbero confluire le comunicazioni ad essi relative.

♦  I progetti sono pensati per organizzare e tracciare le varie fasi di un processo.

Puoi creare un progetto partendo da zero, usare uno dei template base messi a disposizione oppure importare un tuo progetto da un file CSV.

Asana ti permette di visualizzare il progetto in 4 modi:

  • List view: visualizzazione nella classica to-do list,
  • Board view: visualizzazione in stile Kanban, a pannelli, come quella che utilizza Trello (uno strumento simile ad Asana),
  • Timeline view: per avere a colpo d’occhio le scadenze e le relazioni tra i vari task,
  • Calendar view: visualizzazione a calendario.

 

Potrai facilmente passare da una view all’altra con un semplice click, sarà sufficiente andare sulla top bar e scegliere la view che preferisci.

♦ All’interno di ogni progetto protrai creare delle sezioni per dividere ed organizzare i task in categorie, fasi di lavoro, per priorità, periodi dell’anno, etc.

Per creare una sezione basta cliccare sul bottone + nella parte alta di Asana.

♦  I task sono l’unità base di Asana. Sono sia le attività che dobbiamo svolgere, ma anche le idee, i promemoria etc.

In ogni task è possibile inserire:

  • un assegnatario: chi deve compire il task,
  • una data di scadenza,
    una descrizione, che può includere le istruzioni necessarie a chi la deve svolgere quell’attività,
  • i collaboratori, ovvero le persone che possano essere interessate allo svolgimento del task
  • eventuali subtask: unità di lavoro più piccole, che diventano particolarmente utili quando parti del task devono essere svolte da persone diverse in momenti diversi
  • i commenti, che ti permetteranno di avere tutte le informazioni pertinenti a quell’attività in un unico luogo e nello stesso tempo ridurre il numero di email da inviare/ricevere o le telefonate da fare per recuperare quell’informazione.

 

Inoltre potrai trascinare i task da una sezione all’altra semplicemente trascinandoli.

♦ I tag sono delle etichette colorate che aggiungono informazioni ai tuoi task, e ti permettono di raggruppare le attività secondo determinati criteri. Si creano attraverso l’apposita voce all’interno del pannello di destra, o con il comando veloce della tastiera Tab+T.

Un altro motivo per cui risulta vantaggioso utilizzare Asana è che prevede nativamente l’integrazione con numerose App. Tra le più utilizzate troviamo tutte quelle di Google (Calendar, Gmail, Drive, Chrome, Sheets, Forms, Skedpal, YouTube), di Microsoft (Teams, Office 365, Outlook, Azure Active Directory, Power Platform), ed altri tool di comunicazione e marketing (Adobe Creative Cloud, Mailbird, Slack, Vimeo, MailChimp, Miro, Zoom, Jira, Hubspot, Salesforce), File sharing (CloudApp, OneDrive, Box, Dropbox, Sharepoint), Reporting e time tracking (Tableau, TimeCamp, Instagarntt, HourStack, Timely, pomoDone, Everhour).

📌 Quindi riepilogando Asana è:

✅ Un tool che offre una versione base gratuita che già ti permette di fare moltissime cose

✅ E’ uno strumento veloce, facile e intuitivo.

✅ Ti permette di creare un progetto in cui inserire tutte le attività che devi portare a termine

✅ Tutti i progetti possono essere condivisi con un team, per rendere il flusso di lavoro fluido e funzionale

✅ Ti permette di avere in un unico luogo tutte le informazioni relative ad un’attività, incluso commenti e documenti allegati

✅ Avrai sempre tutto a portata di mano, sia da desktop che da smartphone, senza il pericolo di perdere qualcosa

Curioso di provarlo?

E’ lo strumento che uso quotidianamente per il mio lavoro e che suggerisco a tutti i miei clienti di utilizzare.

Senti di essere disorganizzato?

Fai fatica a trovare tutte le informazioni che ti servono relativamente ad un progetto?

Devi consultare 20 cartelle, file e programmi diversi per fare il punto su un’attività?

Allora Asana è quello che fa per te.

E se temi di non riuscirci, o non hai tempo da dedicare alla creazione di un ambiente di lavoro in Asana, nessun problema.

Con le mie consulenze OneToOne posso insegnarti passo passo come utilizzare questo strumento o, se preferisci, puoi direttamente delegarmi la creazione di uno spazio di lavoro in Asana e la sua gestione.

CONTATTAMI per fissare una Pilot Call gratuita: potrai farmi tutte le domande che desideri, capire chi sono e come lavoro … e soprattutto come posso aiutarti a far crescere il tuo business senza stress.

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